A. Präambel
Diese Geschäftsordnung gilt nur für den Vorstand und regelt dessen interne Arbeitsweise. Sie dient der Verbesserung der Zusammenarbeit und der zielgerichteten Kommunikation innerhalb des Vorstandes.
B. Verfahrensfragen
§ 1 Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser Geschäftsordnung
1. Der Vorstand ist berechtigt, diese Geschäftsordnung jederzeit zu ändern. Eine Beteiligung anderer Organe ist nicht vorgesehen.
2. Für die Beschlussfassung ist die einfache Mehrheit aller satzungsgemäß berufenen Vorstandsmitglieder gem. § 6 der Satzung erforderlich. Stimmenthaltungen sind als Neinstimmen zu werten. Nicht anwesende Vorstandsmitglieder können binnen zehn Tagen nach der Vorstandssitzung ihre Stimme schriftlich oder elektronisch abgeben. Bei Stimmengleichheit entscheidet der Sitzungsleiter. Stimmenübertragung im Vorstand ist nicht möglich.
3. Zu ihrer Wirksamkeit muss die Geschäftsordnung allen Vorstandsmitgliedern schriftlich bekannt gegeben werden.
C. Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung
§ 2 Grundsatz
Es gilt der Grundsatz der Gesamtgeschäftsführung, d. h., alle Vorstandsmitglieder wirken gemeinsam an allen Geschäftsführungsmaßnahmen durch Beschlussfassung mit.
§ 3 Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung
Unbeschadet des Grundsatzes in § 2 beschließt der Vorstand intern folgende Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung:
Der 1. Vorsitzende leitet die gesamte Geschäftsführung und repräsentiert den Verein.
Er vertritt den Verein beim VDH sowie beim DWZRV und gibt deren Informationen umgehend in schriftlicher Form an den Vorstand weiter.
Er hat uneingeschränkte Einsicht in alle Ämter.
Er besitzt eine Konto-Vollmacht, hat jedoch jede Finanztransaktion dem Kassenwart schriftlich zu melden und im Vorstand zu besprechen.
Er ist verantwortlich für die Gebäude und das Gelände.
Er ist der Versammlungsleiter der JHV und der Vorstandssitzungen.
Er leitet die Öffentlichkeitsarbeit.
Er kann Aufgaben delegieren.
Der 2. Vorsitzende tritt jeweils an die Stelle des 1. Vorsitzenden wenn dieser verhindert sein sollte.
Er hat ebenfalls uneingeschränkte Einsicht in alle Vorstandsämter.
Er hat keine Konto-Vollmacht.
Er betreut den Sonderleiter für Windhundzuchtschauen und hält die Verbindung zur DWZRV-Landesgruppe.
Er kann Aufgaben delegieren.
Er leitet die Geschäftsstelle und erledigt sämtliche Verbindungen zu Behörden, Versicherungen, etc.
Die Geschäftsstelle führt das Mitgliederverzeichnis.
Die Geschäftsstelle wickelt sämtliche externen Aktivitäten des Vorstandes und des Vereins ab. Der gesamte Vorstand ist zu einer zielgerichteten Zuarbeit verpflichtet.
Der Kassenwart besitzt die Konto-Vollmacht und führt die Vereinskasse sowie die Bücher.
Er bildet notwendige Rücklagen.
Jede Finanztransaktion muss durch einen Vorstandsbeschluss und durch Belege abgesichert sein.
Zu jeder JHV erstellt er eine Jahresbilanz und legt sie der JHV vor. Die Jahresbilanz ist von den Kassenprüfern auf Richtigkeit und sinnvollen Einsatz der Mittel zu überprüfen.
Zu jeder Vorstandssitzung vor einer Sportveranstaltung ist eine Planung vorzustellen, z.B. Kassenbesetzung, Kleingeld bereithalten, etc siehe Checkliste.
Nach jeder Sportveranstaltung legt der Kassenwart innerhalb von 2 Wochen eine vorläufige Einnahmen-/Ausgabenübersicht innerhalb des Vorstandes vor.
Er treibt auf den Sportveranstaltungen die Gelder ein.
Er kann Aufgaben delegieren soweit sie nicht das Konto und die Bücher betreffen.
Der Sportleiter ist für den ordnungsgemäßen Ablauf aller Sportveranstaltungen verantwortlich.
Er hält die Verbindung zur Windhundsportkommission des DWZRV und des VDH.
Er informiert kurzfristig nach jeder Veranstaltung alle notwendigen Gremien über die Ergebnisse.
Er kann Aufgaben delegieren.
Er organisiert das Training.
Er erstellt vor jeder JHV den Sportplan für die kommende Saison.
Er stimmt vor den Windhundsportvereins-Meetings (z.B. Windhundsportvereins-Tagung, Landesgruppen-Versammlung, etc.) des DWZRV in einer Vorstandssitzung die Termine der Folgejahre ab, vertritt in den Meetings den Verein und unterrichtet anschließend schriftlich den Vorstand.
Er stimmt sich mit dem Technischen Leiter über den Zustand der Anlage und der Geräte ab, und unterstützt diesen bei der Aufstellung des Investitionsplans sowie bei der Führung der Bestandslisten.
Er unterstützt den Kassenwart bei der Erstellung der Finanzplanungen.
Der Technische Leiter ist für den ordnungsgemäßen Zustand der Anlage und der technischen Geräte verantwortlich.
Er leitet die Durchführung der Aufgaben und kann Aufgaben delegieren.
Ihm unterstehen eingesetzte Hilfskräfte.
Er führt die Bestandsliste der Maschinen, Geräte, Aggregate, etc mit qualifizierten Zustandsaussagen.
Er erstellt vor jeder JHV und den Vorstandssitzungen den Plan der zu erledigenden Arbeiten.
Er erstellt vor jeder JHV und den Vorstandssitzungen einen Investitionsplan.
§ 4 Gesamtverantwortung
Unbeschadet der internen Aufgabenverteilung nach § 3 ist der Vorstand insgesamt für alle Entscheidungen verantwortlich. Zwischen den einzelnen Ressorts herrscht Bringepflicht. Bei einer Teilnahme an externen Veranstaltungen ist grundsätzlich ein schriftliches Ergebnisprotokoll in der Geschäftsstelle zu hinterlegen.
D. Vertretung der Vorstandsmitglieder im Verhinderungsfall
§ 5 Vertretung nach § 26 BGB
1. Gem. § 6 der Satzung vertreten der 1. und der 2. Vorsitzende den Verein im Sinne des BGB. Jeder ist alleinvertretungsberechtigt.
§ 6 Geschäftsplanmäßige Vertretung
1. Unabhängig von § 26 BGB kann es vorkommen, dass ein Vorstandsmitglied die internen Aufgaben der Geschäftsführung (vgl. oben) aufgrund von Abwesenheit, Krankheit etc. nicht wahrnehmen kann.
2. Für diesen Fall gilt folgende Vertretungsregelung:
4. der 1. Vorsitzende wird vertreten durch den 2. Vorsitzenden
5. der 2. Vorsitzende wird vertreten durch Sportleiter
6. der Schatzmeister wird vertreten durch den 1. Vorsitzenden
3. Der Vertretungsfall ist der Geschäftsstelle unter Angabe des Zeitraums bekannt zu geben.
E. Vorstandssitzungen
§ 7 Einberufung
1. Vorstandssitzungen finden spätestens 2 Wochen vor jeder Veranstaltung statt, 6 Wochen vor der JHV und nach Bedarf.
2. Die Sitzungen werden durch den 1. Vorsitzenden unter Angabe der Tagesordnung schriftlich, elektronisch oder in sonst geeigneter Form einberufen.
3. Eine Vorstandssitzung hat auch stattzufinden, wenn es für den Verein dringend erforderlich ist oder der 2. Vorsitzende oder der Schatzmeister dies gegenüber dem 1. Vorsitzenden verlangen.
§ 8 Ladungsfrist
1. Die Ladungsfrist soll mindestens 10 Tage betragen.
2. In dringenden Fällen kann auf die Ladungsfrist verzichtet werden.
§ 9 Tagesordnung
1. Die Tagesordnung wird vom 1. Vorsitzenden nach den Vorschlägen der anderen Vorstandsmitglieder oder den Anträgen von Mitgliedern aufgestellt.
2. Die Tagesordnung muss alle Anträge enthalten, die dem 1. Vorsitzenden vorgelegt werden.
3. Die Tagesordnungspunkte sind Anhaltspunkte und können bei Bedarf verändert werden.
§ 10 Ablauf der Sitzungen
Die Sitzungen werden vom 1. Vorsitzenden geleitet. Im Übrigen gelten die o.a. Vertretungsregelungen.
Es ist grundsätzlich das Protokoll der vorherigen Sitzung zu verlesen, zu genehmigen und zu bearbeiten.
§ 11 Öffentlichkeit
1. Die Vorstandssitzungen sind nicht öffentlich.
2. Bei Bedarf können zu einzelnen Tagesordnungspunkten weitere Personen geladen werden.
3. Die Sitzungen, deren Verlauf, die Ergebnisse der Diskussionen und die Ergebnisse sind vertraulich und dürfen von den Vorstandsmitgliedern nicht gegenüber Dritten verwendet werden. Wird ein 2. Protokoll für die Mitglieder geführt, stimmt der Vorstand ab, welche Beschlüsse bzw. Ergebnisse in das Mitgliederprotokoll übernommen werden.
§ 12 Befangenheit
1. An Beratungen und Entscheidungen über Beschlussgegenstände, an denen ein Vorstandsmitglied oder ein Angehöriger direkt oder indirekt betroffen ist, dürfen diese nicht teilnehmen. Die Betroffenen haben dies dem 1. Vorsitzenden unaufgefordert vor Beginn mitzuteilen.
2. Im Zweifel entscheidet der Vorsitzende.
§ 13 Beschlussfassung
1. Alle Vorstandsmitglieder haben Sitz und Stimme
2. Die Stimmabgabe erfolgt stets per Handzeichen.
3. Der Vorstand entscheidet stets mit der Mehrheit der satzungsgemäß festgelegten Anzahl der Vorstandsmitglieder. Stimmenthaltungen zählen danach in Abweichung von §§ 32 Abs.1, 28 Abs.1 BGB als Neinstimmen.
§ 14 Protokoll
1. Über den Verlauf und die wesentlichen Ergebnisse der Sitzungen ist ein Ergebnisprotokoll zu fertigen.
2. Das Protokoll der JHV muss von vier Mitgliedern, davon zwei Vorstandsmitglieder und dem/der Protokollführer/in unterzeichnet sein. Es muss spätestens 4 Wochen nach der JHV vorliegen.
3. Das Protokoll der Vorstandssitzungen ist vom 1. Vorsitzenden und vom Protokollführer/in zu unterzeichnen. Jedes Vorstandsmitglied erhält ein Protokoll der Sitzung, das vertraulich zu behandeln ist und nicht an Dritte weitergegeben werden darf. Das Protokoll muss spätestens 4 Wochen nach der Sitzung vorliegen. Von diesem Protokoll kann ein Auszug jedem Mitglied auf begründeten schriftlichen Antrag an die Geschäftsstelle zur Verfügung gestellt werden. Es enthält nicht die sensiblen TOPs der Vorstandssitzungen, die jedoch auf der folgenden JHV den Mitgliedern eröffnet werden müssen.
F. Zusammenarbeit mit anderen Organen und Ausschüssen
§ 15 Ausschüsse
1. Der Vorstand kann zur Aufgabenerledigung Ausschüsse berufen.
2. Die Berufung erfolgt nach Bedarf und ist nicht an Inhalte und Aufgabenstellungen gebunden. Der Vorstand entscheidet insoweit nach freiem Ermessen.
3. Die Ausschüsse haben keine Entscheidungsbefugnis. Sie dienen der Beratung und Meinungsbildung für den Vorstand und bereiten Entscheidungen vor. Sie können für den Vorstand Beschlussvorlagen vorbereiten und einbringen.
G. Inkrafttreten
Diese Geschäftsordnung tritt mit Wirkung vom 19.02.2006 in Kraft.
Der Vorstand des „Windhundrennverein Münster e.V. 1980“ unterwirft sich dieser Geschäftsordnung.
Altenberge, den 19.02.2006
1.Vorsitzender: gez. Bojkovsky
2.Vorsitzender: gez. Enge
Kassenwart: gez. Hüging
Sportleiter: gez. Mittelfarwick
Technischer Leiter: gez. Lämmerhirt
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